大多数小型外贸公司缺乏内部管理流程，这往往会导致外部客户管理出现问题。例如，对于同一客户，公司通常有2-3甚至多个业务代表同时向该客户提供报价。报价也有不同的报价，这不可避免地会导致内部竞争。当然，更严重的是，客户从同一家公司收到多个不同的报价，这直接给他们留下了不好的印象。当然，出现这种情况也是有原因的。对于不同的行业，外贸老板们认为，多次报价会带来更大的盈利能力。然而，与90%的外贸企业相比，这是对内部业务流程缺乏管理的表现。久而久之，不仅导致销售人员流失严重，客户流失也严重，最终导致外贸业务量大幅下降。
如何避免多个销售人员重复报价的问题？在这里，外贸老板可以使用外贸CRM系统在公司内部建立流程机制，并按联系顺序分配客户。如果订单不能在2-3个月内完成，它们将自动落入公海。然后，他们可以继续与其他同事跟进，通过重复来促进客户转化。它不仅为销售人员提供了公平的竞争，而且一个健全的流程可以帮助企业提高效率。
当然，在实际的外贸业务中，由于从客户到报价、订单到发货再到收据的整个业务通常由一名销售人员负责，因此使用外贸CRM不仅实现了销售人员跟踪的独立性，还使协助销售人员跟踪更高效。作为一个视觉跟踪窗口，可以通过信息弹出窗口和提示提醒销售人员该名称下的哪些订单急需跟进和管理。外贸老板可以看到客户情况、跟踪情况，以及所有销售人员的所有订单，这就是外贸CRM的作用。
