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什么是外贸单证,外贸单证操作流程

01
订单查询
通常,在客户下采购订单之前,相关订单查询将发送给业务部门以了解一些细节。
02
提供
业务部门应及时回复客户的询问,确定货物的名称、型号、制造商、数量、交货日期、付款方式、包装规格和机柜类型,并通过形式发票向客户正式报价。
03
获取订单
经过协商,我们收到了客户的正式采购订单。
04
下生产订单
收到客户订单确认后,向工厂下订单并安排生产计划。
05
业务审批
业务部接到订单后,首先制作业务评审表,按照“出口合同评审表”中的项目如实填写,并尽可能列出所有预计费用。客户订单和与工厂签订的采购合同的传真应附在合同批准后。审核表由销售人员签字,部门经理批准,提交管理部门审核后实施。如果金额较大,或有预付款和佣金等条款,应经公司总经理批准。合同批准后,将制定销售订单并提交给部门流程经理进行跟进。
06
发布生产通知
在确定交货日期后,如果满足以下条件,业务部门可以发出生产通知,通知工厂按时生产:
(1) :如果客户是信用证付款,通常会确认在交货日期前一个月收到信用证。收到信用证后,业务员和文件员应分别审查信用证,以检查是否有任何错误,是否可以保证交货日期,以及其他可能的问题。如果有任何问题,客户应立即要求客户更换证书。
(2) :如果是电汇付款客户,请确认已收到定金。
(3) :如果是贷款客户,或通过银行D/a等方式收取外汇,则需要经理确认。
07
视察
(1) :在交货日期前一周通知公司检验员检查货物。
(2) :如果客户希望自己或指定检查员检查货物,他/她应要求客户在交货日期前一周检查货物,并将检查日期通知计划部门。
(3) :如果客户指定第三方检验公司或公正机构检验货物,他/她应在交货日期前两周联系检验公司,预约检验时间,并确保时间安排在交货日期之前。确认后通知工厂检查时间。
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基础文件的编制
工厂提供的包装信息、出口合同、出口商业发票、装箱单等文件应由商务资料员编制并提交给资料员。

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商品检验
如果是国家法定商检产品,在向工厂下单时,需要说明商检要求,并提供商检所需的出口合同、发票等信息。此外,今后应将产品的出口港通知工厂,以便工厂进行商品检验。应在装运前一周获得商品检验证书更换凭证/件。
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租一艘船,订一个仓库
(1) 如果与客人签订的合同是F******中国条款,通常客人会指定一家运输代理或船运公司。尽快联系货运代理,告知装运意图,了解要安排的出口港、装运日期和其他条件,Q确认工厂交货是否能比装运日期提前至少一周,以及装运日期是否能满足客户要求的交货日期。应在交货日期前两周向船运公司发送书面仓库订单通知(ING order)。通常,仓库订单纸可以在船启航前一周获得。
(2) 如果运费由卖方支付,应尽快咨询航运公司或航运公司,了解装运日期、运费、起运港等。经过比较,选择价格优惠、信誉良好、装运日期适当的航运公司,并告知销售人员通知客户。如果客人不同意,应选择经客人批准的另一家航运公司。仓库应在开航前两周以书面形式订购,程序同上。
(3) 如果货物不足以容纳一个小集装箱,需要散装运输,则应与货运代理确定散装货物的位置。当你拿到仓储纸时,你还应该知道清关时间、仓储报关要求等内容。
(4) 向运输公司订购时,务必传真书面订购单,注明预定装运日期、集装箱类型和数量、目的港等,以避免出错。
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排列拖曳柜
(1) 货物完成并通过检验后,委托拖车公司取装集装箱。拖车公司应选择安全、可靠、合理的公司签订长期合作协议,以确保安全和准时。应将以下信息传真给拖车公司:确认函/集装箱纸、运输公司、仓库编号、集装箱拖航委托书,注明装货时间、集装箱类型和数量、装货地址、报关行和装货港。如果有检查公司在检查装货情况,则应作出特别声明,不得迟到。还需要寄回一份上市信息副本,列出机柜号、车牌号、司机和联系电话等
(2) 将装载数据的副本传真至工厂,列出装载时间、机柜类型、仓库编号、订单号、车牌号和驾驶员联系电话。
(3) 要求工厂在集装箱出厂后尽快将装货通知传真给业务部门,列出集装箱的出发时间、实际装货数量等,并将包装编号和封条编号记录为提单信息。要求工厂在装载机柜后必须记住密封件。
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委托报关单
同时,向合作报关行提交报关所需信息,委托出口报关和商检通关。一般情况下,清关时间为两天(船舶关闭前)。托运报关单时,应提供集装箱装载数据的副本,包括装载的货物和数量、港口、航运公司、仓库编号、集装箱编号、船舶开闭时间、拖车公司、集装箱类型和数量、公司联系人和电话等。

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获取运输文件
(1) 最迟应在船舶离港后两天内,将提单的补充内容传真给航运公司或货运代理。应根据信用证或客户的要求进行补货,并应给出正确的货物数量和一些特殊要求,包括航运公司签发的船舶证书和提单。
(2) 督促航运公司尽快签发提单和货运单样本。仔细检查样品后,以书面形式向船运公司确认提单内容。如果提单需要客人确认,应先将提单样本传真给客人,然后要求船运公司在确认后出具正本。
(3) 及时支付运费和杂费,并在付款后及时通知航运公司获取提单和其他运输单据。运费的支付应进行登记。
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准备其他文件
(1) 商业发票:在信用证要求的单据中,商业发票是最严格的。发票日期应在开具信用证之日之后和交货日期之前确定。发票上的货物描述应与信用证中的货物描述完全相同,数字和文字的金额应正确。信用证上的发票条款应显示,并带有唛头。如果发票需要对方大使馆认证,一般提前20天。
(2) . FORMA原产地证书:装运前应向检验检疫局申请FORMA原产地证明。应注意,装运日期应在信用证交货日期和装运日期之前,发票日期之后。如未在发货前办理,需办理签发后证明,并提供报关单、提单等文件。对于通过香港转运的货物,表格A证书通常在香港的中国商品检验公司会签,以证明货物没有在香港再加工。
(3) 一般原产地证书:一般原产地证书可在中国贸易促进委员会办理,但要求较低。它可以在交付后的短时间内重新发行。如果原产地证书需要大使馆会签,还需要提前20天作为发票办理。
(4) 装运通知:通常要求在船舶离港后几天内将装运细节通知客户,包括船舶名称、航班号、离港日期、预计到达日期、货物和数量、金额、包裹数量、装运标记、目的港代理人等。有时信用证要求提供交货证明,如传真报告、回信单等,并注意在客人要求的时间内处理。
(5) 装箱单:装箱单应清楚标明货物的包装。应显示每个箱子的数量、毛重、净重和外箱尺寸。根据外箱尺寸计算的总体积应与指示的总体积一致。应显示装运标记和箱号,以方便客户。装箱单的重量和体积应与提单一致。
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文件的提交
(1) 在信用证托收的情况下,应在规定的交付时间内准备好所有文件,并在提交银行议付前对文件进行严格审查,确保无误。
(2) 对于电汇收款,在收到提单后立即将提单传真给客人,然后在确认余额后将原始提单和其他文件发送给客人。
(3) . 如果需要电汇收款,并且在制作柜台前需要全额付款,则需要等待收款后再安排拖动柜台。收到提单后,您可以立即将原始提单发送给客人。
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商业登记
每项出口业务完成后应及时进行登记,包括计算机登记和书面登记,以便于日后查询和统计。
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文件归档
所有文件、信用证和议付文件必须保留以备将来参考。
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文件管理员应注意
文档管理员应注意收集运费变化、装运日期、路线等信息,以帮助销售人员报价。

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